Aprende a estimar el tiempo y costo

Las buenas estimaciones para el trabajo y los costos son importantes porque estas afectan el cronograma y presupuesto del proyecto, a su vez, podrían determinar si tiene sentido ejecutar el proyecto.

 

Si sus estimaciones son bajas, un proyecto podría ser aprobado cuando otro ofrezca mejores resultados.

 

Además, las estimaciones bajas hacen que las expectativas de la reunión sean casi imposibles.

 

Si calificas demasiado alto, un proyecto que valga la pena podría no aprobarse, o podría tardar y costar más. Porque las personas tienden a usar el tiempo y costo que les das.

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Hay dos cosas que estimas en proyectos, el tiempo y costo.

 

Estimas el tiempo porque afecta tanto el cronograma del proyecto como el costo.

 

En segundo lugar. Calcula los costos que no están basados ​​en el tiempo, como los materiales que necesita o el viaje requerido.

 

Durante la iniciación y la planificación, trabajas con un equipo central de planificación formado por personas que conocen el proyecto.

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Este equipo de planificación ayuda a desarrollar sus estimaciones iniciales. Ya que entiende lo que se debe hacer, sabe cuánto tiempo les tomará basándose en su experiencia. Y, están más motivados para cumplir con las estimaciones que han hecho.

 

Más adelante, durante la ejecución del proyecto, puedes obtener estimaciones más precisas de las personas asignadas a las tareas.

 

Las estimaciones no tienen que ser perfectas desde el principio.

 

Para la selección del proyecto, una estimación que es más o menos 75% podría ser lo suficientemente buena.

 

A medida que aprendas más sobre el proyecto durante la planificación y la ejecución. Tus estimaciones se harán más precisas, idealmente, más o menos 10%.

 

Existen varias técnicas que puedes usar para estimar.

 

Cuando sea posible, basa tus estimaciones en proyectos similares que ya están completos.

 

Si un proyecto representa territorio inexplorado para la organización. Considera la posibilidad de traer expertos que estén familiarizados con el trabajo, como consultores o proveedores.

 

Con los modelos paramétricos, calcula el trabajo y el costo en función de alguna medida, como la cantidad de pies cuadrados para la construcción.

 

Esta técnica funciona bien cuando tienes datos de muchos proyectos similares.

 

La técnica de revisión y evaluación de programas, abreviada a PERT, usa los resultados mejores, peores y más probables para estimar un proyecto.

 

Un buen enfoque si un proyecto no es familiar o tiene mucha incertidumbre.

 

Los estimadores piensan en lo que puede salir mal o bien con las tareas, lo que ayuda a producir mejores estimaciones.

 

La técnica Delphi cuenta con varias cabezas siendo mejor que una.

 

Primero, solicita a varios expertos que presenten estimaciones independientes entre sí.

 

A continuación, comparte los resultados con el grupo, manteniendo las estimaciones anónimas.

 

Es necesario mantener las estimaciones anónimas porque no quieres que nadie se vea influenciado por la reputación o la autoridad de un co-experto.

 

Luego, solicita a cada experto que realice una nueva estimación, repite este paso unas cuantas veces más y luego utiliza el promedio de la última ronda como el valor estimado final.

 

Puedes estimar de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba.

 

La estimación de arriba hacia abajo es efectiva para proyectos grandes, o estimados iniciales aproximados.

 

Estimas las fases o los componentes principales, y luego los rompes en trozos más pequeños hasta que llegas a las tareas individuales.

 

Estimar desde abajo hacia arriba significa estimar cada tarea y luego sumarlas hasta tener el presupuesto para todo el proyecto.

 

Para proyectos grandes o complejos, agrega tiempo para complejidad, comunicación, interacciones, viajes, administración, etc.

 

No hay una buena regla general sobre cuánto agregar, por lo que debes basar tus aumentos en base a la experiencia.

 

Por otro lado, ten cuidado con las personas que agregan tiempo a sus estimaciones como margen de seguridad.

 

La mejor manera de prevenir estos problemas es reservar tiempo y dinero que todos puedan compartir.

 

Los fondos de contingencia se pueden usar si una tarea necesita más personas para terminar a tiempo.

 

Por ejemplo. El cronograma y el presupuesto del proyecto dependen de las estimaciones de el tiempo y costo, por lo que es importante que sean lo más precisos posible.

 

Finalmente, solicita a la gerencia que reserve tiempo y dinero para contingencias que puedas resolver proactivamente y con ello los problemas que surjan

Mi nombre es Juan Fernando Pacheco, sin embargo en un mundo donde no he logrado la estandarización del como utiliza mi nombre el común de las personas –unos me llamaban Juan, otros Fernando y otros por mi nombre compuesto Juan Fernando- Lo más sencillo es acortarlo en únicamente mi apellido. Pacheco.

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